Mantén segura tu información

Máxima Seguridad

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Las hojas de cálculo procesan todo tipo de datos y en ocasiones estos datos pueden generar información muy importante o confidencial, esto motiva la necesidad de proteger dicha información. Las opciones más utilizadas para proteger la información de la hoja de cálculo son ocultar filas, columnas u hojas, controlar el acceso y la modificación del documento o archivo mediante contraseña o únicamente permitir visualizar la información pero no otorgar derechos para modificarla.

Ocultar/Mostrar filas o columnas

Las hojas de cálculo tienen la capacidad de manipular gran cantidad de datos algunos de los cuales se requieren para procesar la información perono para mostrarla e incluso no requieren impresión. En este sentido las opciones para ocultar filas o columnas es una altenativa útil. Por ejemplo, en un informe mensual del aprovechamiento de un grupo de estudiantes donde los datos se registran por día y se procesan, el informe sólo debe mostrar el promedio mensual y tal vez en forma gráfica el aprovechamiento diario.

Ocutar filas o columnas no las elimina de la hoja de cálculo, simplemente las esconde.

Ocultar filas o columnas

1. Haz clic sobre el encabezado de la(s) fila(s) o la(s) columna(s) que deseas ocultar.
2. Realiza la siguiente secuencia: Ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato, deplegar el menú.
   En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa según requieras Ocultar Filas/Columnas.

Mostrar filas o columnas

1. Marca los encabezados de filas o de columnas que incluyan a las ocultas.
2. Realiza la siguiente secuencia: Ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato, deplegar el menú.
   En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa según requieras Mostrar Filas/Columnas.

Ocultar Hoja

Un libro está formado por hojas, lo cual permite organizar la información concentrando los datos en una o varias hojas y las fórmulas que los relacionan o procesan en otra hoja. Esta organización ofrece la ventaja de ocultar las hojas que contengan gran cantidad de datos para evitar que se encuentren a la vista de cualquier persona la información confidencial. Para ocultar hojas realiza lo siguiente:

1. Activa la hoja o selecciona las hojas que deseas ocultar.
2. Realiza la siguiente secuencia: Ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato, deplegar el menú.
   En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa Ocultar hoja

Mostrar Hoja

1. Realiza la siguiente secuencia: Ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato, deplegar el menú.
   En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa Mostar hoja
2. Se despliega el cuadro de diálogo Mostrar que contiene las hojas que se encuentran ocultas.
   Selecciona de la lista el nombre de la hoja que deseas mostrar.
3. Haz clic en el botón Aceptar.

Proteger datos/hoja

Una vez que has invertido creatividad y esfuerzo en la elaboración de un modelo en una hoja de cálculo, o debido a que la información es muy importante, se requiere que por ningún motivo se altere el contenido de las celdas. El cambio de un dato o una fórmula puede hacer inoperable el modelo realizado. En estos casos se recurre a medidas de seguridad consistentes en establecer niveles de protección para:

• Proteger celdas
• Proteger la hoja de trabajo
• Proteger el archivo (libro de Trabajo)

A continuación veremos los procedimientos requeridos para realizar cada uno de estos.

Proteger celdas

Para bloquear y/o desbloquear el acceso a las celdas realiza lo siguiente:

1. Selecciona la celda o el rango de celdas que deseas proteger.
2. Realiza la secuencia: ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato
3. Selecciona en el cuadro de dialogo Formato de celdas la ficha Proteger
4. Desactiva la el cuadro de verifificación Bloqueada para introducir datos en ese rango, o actívalo para no permitir cambios.
5. Haz clic en el botón Aceptar.
6. Activa el cuadro de verificación Oculta, para que no se muestre en la barra de formulas se la celda contiene una expresión matemática.

Es importante aclarar que estas opciones operarán, siempre y cuando esté activada la protección de la hoja de trabajo que veremos a continuación.

Proteger la hoja de trabajo

El procedimiento para proteger la hoja de trabajo completa es el siguiente:

1. Realiza la secuencia: ficha Inicio >> grupo Celdas >> comando Formato >> en la secciónProteger selcciona Proteger Hoja
2. Al desplegarse el cuadro de diálogo Proteger hoja, verifica que se encuentre activado el cuadroProteger hoja y contenido de celdas bloqueadas.
3. Si lo deseas introduce una contraseña para desproteger la hoja, con el proceso inverso.
4. Haz clic en el botón Aceptar.

Proteger el libro de trabajo

Es una medida de seguridad para evitar:

• Modificar la estructura del libro, no permitiendo borrar, mover, ocultar, mostrar, cambiar el nombre de las hojas ni insertar hojas nuevas.
• Cambiar las ventanas de un libro para que no se puedan mover, cambiar de tamaño, ocultar, mostrar o cerrar.

La protección puede restringir el uso a las personas mediante la asignación de una contraseña para evitar que usuarios no autorizados eliminen la protección de un libro.

Ahora veamos como realizarla:

1. Realiza la secuencia: ficha Revisar >>grupo Cambios >> comando Proteger libro
   Se activa el cuadro de diálogo Proteger libro.
2. Activa el control de verificación Escritura para evitar que los usuarios modifiquen la estructura del libro.
3. Activa el control de verificación Ventanas para que no se cambie el aspecto de la ventana
4. Escribe una contraseña
5. Haz clic en el botón Aceptar

La contraseña puede estar formada por hasta 255 caracteres en cualquier combinación de letras, números y símbolos y diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Es importante guardar en lugar seguro la contraseña pues si se extravía no puede ser recuperada y en consecuencia el libro no podrá ser modificado.