Mi primer Libro de Excel

Introducción

En al menos una ocasión te habrá tocado escuchar el refrán popular que dice: "Hombre preparado vale por dos", ¿pero que implica estar preparado?, independientemente del problema o tema que se trate, siempre será importante conocer de antemano lo que queremos lograr, así como también todos los recursos y elementos necesarios para lograr nuestro objetivo. Por ello el proceso de planeación es una de las etapas más importantes al realizar cualquier proyecto o trabajo, sin importar lo sencillo o complejo que este nos pueda parecer.

La planeación nos permite entre otras cosas preveer las posibles dificultades que encontraremos en nuestro camino y así estar mejorar preparados para afrontarlas y en consecuencia lograr superarlas.

En el proceso de diseño de una hoja cálculo es preciso realizar una planeación, porque ella nos permitirá obtener un producto final de mejor calidad.

En esta lección abordaremos el tema sobre la planeación de nuestra hoja de cálculo, de tal forma que esta la elabores con base en las caraterísticas del problema que se trata de resolver.

Si recuerdas en el bloque anterior estudiaste sobre la metodología de solución de problemas y no fué por casualidad ya que te será de mucha utilidad en el proceso de planeación de la hoja de cálculo.

La planeación

Para que una hoja de cálculo sea eficiente, es necesario hacer una planeación previa, esto consiste en definir cuáEjemplo de cálculo del IVA en Excell es el objetivo de la hoja de cálculo, que información proporcionará o que preguntas contestará. Por ejemplo, se quiere saber cuál es el precio de un artículo aplicándole el 16% de Impuesto al Valor Agregado (IVA).

El precio sin IVA es un valor que se tendrá que introducir, así como el porcentaje del mismo, pero el precio con IVA se calculará con una fórmula.

El siguiente ejemplo muestra como prodrá resolverse de manera simple este cálculo, teniendo en cuenta que tanto el importe del IVA, como el precio con IVA tienen que calcularse utilizando fórmulas.

Desplazarse por la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Antes de iniciar con el tema de introducción de datos y de utilización de formulas y funciones veamos como nos podemos mover en la hoja de calculo de forma rápida.

Para movernos dentro de la hoja disponemos de 2 dispositivos: el teclado y el ratón, empecemos con el teclado... en la siguiente tabla se muestran las opciones que nos ofrece el teclado para desplazarnos a través de la hoja:

MOVIMIENTO	TECLADO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1	+
Primera celda de la columna activa	+
Última celda de la columna activa	+
Primera celda de la fila activa	+
Última celda de la fila activa	+

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Desplazarse por el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

 Para visualizar a partir de la Hoja1.

 Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

 Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

 Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO	TECLADO
Hoja Siguiente	+
Hoja Anterior	+

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Valores constantes

Números

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . $.

Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo -.

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir las comas de miles en los números introducidos como constantes.

Si al inicio de un número se escribe $, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha, por ejemplo si deseas escribir 1/4 deberás ingresar: 0 1/4.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha y Hora

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Texto

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Series

Las series son un grupo de datos que tienen una secuencia lógica, como por ejemplo 1, 2, 3,...,lunes, martes, miércoles,..., o enero, febrero, marzo, abril,..., etc. Estas series son de utilidad porque de una forma sencilla y rápida puedes integrar estos datos en la hoja de cálculo. Hay series que ya están definidas en el programa, como puedes observar en la siguiente figura:

Lista personalizada

En la siguiente animación se muestra como integrar una serie ya definida por el programa: 

Formulas y Funciones

Uno de los aspectos más importantes para dominar Excel es comprender y manejar fórmulas y funciones.

Antes que nada establezcamos que la diferencia entre formula y función.

Fórmula: Operación o conjunto de operaciones definidas por el usuario.

Función: Operación o conjunto de operaciones predefinidas por Excel.

Supongamos que tienes ahorrado $5,000.00 y planeas ir al norte en vacaciones de verano, has decido gastar tus ahorros comprando el : 50% en ropa, 20% en música, 20% en libros y el 10% en el cine, para realizar los cálculos requerirás del uso de fórmulas y funciones. Las formulas las utilizarás para obtener los montos de cada categoría (ropa,música, etc.) y las funciones para comprobar los totales (porcentajes y monto), tal como se muestra en la figura: